Manejo efectivo de juntas

Normalmente las juntas fracasan por alguna de estas considerasiones:
- Una mala planeación (Tiempo, lugar o participantes no adecuados).
- El objetivo de la reunión no es claro para los asistentes.
- No se administra el tiempo adecuadamente, lo cual las hace aburridas y poco productivas.
- El contenido a discutir es demasiado ambicioso y se trata de discutir en muy poco tiempo.
- No se da un seguimiento a los acuerdos y compromisos adquiridos.
- No se asignan roles de trabajo y participación para la reunión.
- Discutir demasiado tiempo el tema de "asuntos varios", lo cual hace que se pierda el enfoque original y se disperse la atención de los participantes.

Antes de convocar a una reunión de trabajo, primeramente nos debemos preguntar: ¿Qué tipo de reunión es la que vamos a tener que llevar a cabo?, ¿ es una reunión periódica, de seguimiento?, ¿Una junta de comunicación?, ¿o tal vez una junta estratégica?. Distintos tipos de juntas demandan distintos tipos de metodologías de trabajo.
Los siguientes puntos a evaluar son:
- Quién debe participar en la reunión
- Cuáles deben ser los temas a tratar
- Cuál debe ser la duración de cada tema, y de la reunión en general
- Día, lugar y hora de la reunión
- Cómo se va a manejar y controlar la minuta de acuerdos y la manera de dar un seguimiento a los mismos
- Cómo se va a hacer la asignación de roles y responsabilidades de la reunión

La asignación de roles y responsabilidades es un elemento clave para el éxito de las reuniones de trabajo, normalmente los roles que se deben asignar son:
* Coordinador de la reunión: La persona responsable de la reunión.
* Facilitador: Es quien modera la reunión y asigna la palabra a los participantes.
* Secretario: La persona responsable de documentar la reunión en la minuta correspondiente.
* Cronometrista: Quien mide el tiempo que se lleva invertido en cada tema de la reunión.
* Participantes: Los asistentes a la reunión.

Al tomar estos elementos en cuenta, sus reuniones de trabajo serán mucho mas provechosas.